Implementarea sistemelor de inteligență artificială și a noilor tehnologii IT în companii nu garantează succesul, chiar și în cazul investițiilor de zeci de mii de euro. Problema principală nu este de natură tehnică, ci ține de modul în care schimbarea este gândită și de cât de bine răspunde noul sistem nevoilor utilizatorilor reali. Dacă angajații continuă să folosească instrumente precum Excel sau e-mailul, proiectul de digitalizare este considerat un eșec, indiferent de bugetul alocat.
Andrei Negulescu, strategic manager la Matricia Solutions, explică faptul că succesul unui proiect IT depinde de intersecția dintre partea tehnică, înțelegerea procesului de business și capacitatea managementului de a impune schimbarea. Semnalul de alarmă apare atunci când aplicația investită nu are nicio legătură cu modul de lucru al angajaților. Într-o organizație cu procese stabilite de zeci de ani, un sistem prea avansat poate deveni chiar contraproductiv dacă nu există o pregătire a culturii organizaționale.
În loc de proiecte de tip „blanket”, care încearcă să schimbe întreaga organizație simultan, Andrei Negulescu recomandă o abordare incrementală. Această strategie presupune identificarea și digitalizarea treptată a proceselor care creează cele mai mari probleme, începând cu cele care au cele mai mari șanse de reușită. O astfel de metodă implică investiții mai mici, un timp de implementare mai scurt și un control mai bun asupra riscurilor, evitând aplicarea uniformă a tehnologiei peste toată firma.
Un alt obstacol major în calea digitalizării este flexibilitatea instrumentelor precum Excel, care nu impun reguli sau automatizări stricte. Andrei Negulescu subliniază că, deși automatizarea este un obiectiv des deschis, procesele de business conțin excepții infinite care nu pot fi automatizate complet. Un exemplu este gestionarea contractelor: un sistem prea rigid care impune completarea unor formulare poate fi respins de angajați, aceștia considerând că tehnologia nu le înțelege modul de lucru specific.
Utilizarea AI de către angajați fără experiență ridică riscuri semnificative legate de pierderea intuiției profesionale și a capacității de argumentare. Andrei Negulescu compară un angajat care folosește AI pentru a obține rapid un rezultat, fără a putea explica validitatea acestuia, cu „un om cu o mitralieră care nu știe în ce direcție trage”. Companiile trebuie să evalueze dacă angajații își dezvoltă competențele sau dacă devin dependenți de instrumente care oferă doar soluții statistice, fără înțelegere profundă.
În contextul transformărilor tehnologice rapide, companiile trebuie să echilibreze adoptarea inovației cu menținerea valorii umane. O organizație care prioritizează tehnologia în detrimentul oamenilor riscă să intre într-un cerc negativ de scădere a calității profesionale. Dacă o firmă își păstrează angajații buni și profesioniști, poate adopta orice tehnologie ulterior, însă este mult mai dificil să recuperezi valoarea umană dacă aceasta a fost pierdută în procesul de digitalizare.